Mieke Wullems: ‘In de zomer van 2014 hebben we met de ganse afdeling, ongeveer dertig mensen, zowat duizend nieuwe personeelsdossiers ingevoegd in Vlimpers, ons personeelssysteem. Ongeveer 600 personeelsleden van de Justitiehuizen (FOD Justitie) maakten de overstap. Bovendien zouden onze personeelsdienst en de personeelsdienst van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) samengaan vanaf 1 januari 2015. De personeelsdienst van het VAPH werkte nog niet met ons systeem, dus hebben we hun dossiers opnieuw aangemaakt. Als je weet dat we voordien ongeveer 2000 dossiers beheerden, dan begrijp je dat het voor de aanmaak van 1000 extra dossiers alle hens aan dek was.’
‘We moesten ook alle dossiers van de personeelsleden die van de FOD Justitie kwamen, inschalen, dat wil zeggen dat we moesten bepalen welke weddeschaal van toepassing was. Het probleem was dat de principes voor de verloning op dat moment nog niet vaststonden. Maar we konden daar niet op wachten als we de 600 dossiers tijdig klaar wilden hebben. Dus baseerden we ons op een voorontwerp van minister van Bestuurszaken, Liesbeth Homans. Uiteindelijk werden de inschalingsprincipes pas in november 2015 definitief vastgelegd en moesten we alle dossiers opnieuw nakijken.’
Infosessies
‘In november en december 2014 hebben we in alle Justitiehuizen infosessies gegeven. Op dat moment ben ikzelf een grotere rol gaan spelen in het verhaal. In plaats van de gebruikelijke individuele gesprekken om nieuwe personeelsleden wegwijs te maken, organiseerden we een soort van groepsintakes. Dat was een gigantische opdracht, die de medewerking vergde van de hele afdeling.’Vanessa Raveydts: ‘Ik zat toen aan de andere kant van de tafel. De uitleg was helder, maar er kwam zoveel informatie op ons af, dat we toch even moesten slikken. Het bleek ook een andere, striktere cultuur met een aanpak die innoverend was in vergelijking met wat ik gewoon was bij FOD Justitie.’
‘De meeste mensen die aanwezig waren kwamen van de Justitiehuizen, dat zijn buitendiensten die verspreid zijn over gans Vlaanderen. Maar ik werkte in Brussel, waar ik als directiesecretaresse een beetje op een eilandje zat. Mijn functie verdween door de hervorming en pas op de eerste werkdag hier wist ik waar ik op de personeelsdienst terecht kwam. Ik was gewoon om alleen te werken in een bureau op een kleinere locatie, waar je het raam nog kon openzetten en iets kleins kon eten tijdens het werk. Dat was dus even aanpassen, maar ik heb me opengesteld voor de nieuwe omgeving en ben tevreden.’
Wullems: ‘De nieuwe collega’s zijn op 1 januari 2015 gestart, waardoor we met ons team, dat maar versterkt werd met twee dossierbehandelaars, de dossiers van 3.000 personeelsleden beheren. Maar iedereen heeft zijn steentje bijgedragen. In februari 2015 zijn we naar elk justitiehuis gegaan voor individuele gesprekken, vooral over loonsimulaties. We communiceerden vooraf niet over het loon omdat we wilden wachten op de definitieve inschalingsprincipes. Niet iedereen was onverdeeld gelukkig met de inschaling, omdat onder meer bij de Vlaamse overheid maaltijdcheques in rekening worden gebracht.’
Risicoanalyse
Raveydts: ‘Niet alleen de dossierbeheerders kregen extra werk, dat gold ook voor de twee andere teams, namelijk HRM en Personeelsadministratie. Het team Personeelsadministratie waar ik ben ingeschakeld, kende bijvoorbeeld een enorme uitbreiding van het archief en een stijging van de arbeidsongevallen. Voor mij staat 2015 vooral voor de risicoanalyse van het Vlaams Centrum voor Elektronisch Toezicht (VCET) en de Justitiehuizen. De werkgever is verplicht een risicoprofiel op te maken en dat bepaalt hoeveel keer de persoon in kwestie bij de arbeidsgeneesheer moet langs gaan. Het was een van mijn taken om deze procedure op te volgen vanuit de MOD WVG - afdeling Personeel.’
‘Los van de staatshervorming hebben we ook de handen vol gehad met de overgang naar een nieuwe werkomgeving voor documentenbeheer en de vernieuwing van het intranet. Van ons afdelingshoofd hebben we een mooie erkenning gekregen voor het vele werk, namelijk een dagje Efteling met zijn allen (lacht). Dit werd binnen de afdeling enorm geapprecieerd.’
Wullems: ‘Voor mij is het verhaal staatshervorming nog niet af. Op 1 januari 2016 kwam bij het Agentschap Zorg en Gezondheid een honderdtal personeelsleden van de FOD Sociale Zekerheid en de FOD Volksgezondheid bij.
‘De volgende overheveling is gepland voor januari 2017. Dan komt er provinciepersoneel over. En in 2018 krijgen we er ook nog eens een twintigtal mensen van het RIZIV bij. Gelukkig zullen we tegen dan wel al een goede loonsimulatie kunnen maken.’
