Nico Vermeiren

Zonder onze bestaande IT-infrastructuur hadden we in 2021 nooit zo snel twee covid-subsidierondes kunnen uitbetalen

Zorg- en welzijnsvoorzieningen kunnen sinds het voorjaar van 2020 Vlaamse subsidies bekomen om beschermingsmateriaal aan te kopen en infrastructurele aanpassingen door te voeren in de strijd tegen corona. In totaal werd 85 miljoen euro uitgekeerd door het VIPA, het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden. Nico Vermeiren, financieel adviseur bij het VIPA, vertelt hoe dit in zijn werk ging.

In 2020 besliste de Vlaamse Regering om voorzieningen uit de sectoren Welzijn, Volksgezondheid en Gezin een subsidie te geven voor de uitgaven voor beschermingsmateriaal maar ook voor de infrastructurele maatregelen om de coronacrisis het hoofd te bieden. “Die beslissing om vergoedingen uit te betalen werd snel gemaakt”, vertelt Nico Vermeiren, financieel adviseur bij VIPA. “Eind mei was de regelgeving klaar waardoor voor een eerste ronde de residentiële voorzieningen (zoals woonzorgcentra, ziekenhuizen en voorzieningen voor personen met een handicap)  hierop een beroep konden doen. Nadien in 2021 volgde nog bijkomende regelgeving waardoor bij een tweede en derde ronde ook niet-residentiële voorzieningen (zoals kinderdagverblijven) in aanmerking kwamen. ”

Forfaitaire subsidies en effectieve uitgaven

De eerste ronde startte in oktober 2020 en liep tot het voorjaar van 2021. Hier werd 54,3 miljoen euro uitgekeerd aan in totaal 1.284 residentiële voorzieningen: 35,4 miljoen euro forfaitaire subsidies in juli 2020 en 18,9 miljoen euro subsidies op basis van effectieve uitgaven in de periode december 2020-maart 2021 . “De forfaitaire subsidies hebben we vrij snel kunnen uitbetalen”, vertelt Vermeiren. “De agentschappen leverden informatie aan en het VIPA verzamelde dit en controleerde of in het uitgebreide  bestand de juiste bedragen zeker naar de juiste voorzieningen gingen. De subsidiëring op basis van effectieve uitgaven was heel wat complexer en vereiste meer operationele planning. De facturen die voorzieningen voorlegden om deze subsidies te bekomen moesten immers gecontroleerd worden, en dat bracht heel wat administratie met zich mee. De dossiers moesten ingediend worden via eVIPA, het digitale loket waar WVG-voorzieningen al hun aanvragen op één plaats online kunnen indienen, raadplegen en opvolgen. eVIPA was nog gloednieuw en voor veel voorzieningen was het dus hun eerste ervaring met dit nieuwe systeem. Zorgen dat alle voorzieningen toegang hadden, zorgde voor heel wat extra werk. Uiteindelijk is eVIPA wel cruciaal gebleken: zonder eVIPA hadden we voor de eerste ronde in 2021 nooit op zo’n korte termijn kunnen uitbetalen op basis van effectieve uitgaven. Daarnaast hebben we ook geïnvesteerd in communicatie: we hebben verschillende herinneringsmails uitgestuurd om de voorzieningen erop attent te maken dat ze een subsidieaanvraag konden indienen.”

 "De subsidiëring op basis van effectieve uitgaven was heel wat complexer en vereiste meer operationele planning."

“Om de extra werklast rond subsidies op basis van effectieve uitgaven op te vangen, hebben we toen een drietal interim werkkrachten ingeschakeld om de ingediende kostenstaten steekproefsgewijs te verifiëren en de subsidies uit te betalen. Zij hebben zich zeer snel ingewerkt. Voor mensen die niet met de sector vertrouwd zijn, is het niet altijd evident om een bepaalde factuur te matchen met een bepaalde uitgavensoort waarvoor de subsidie bedoeld is, maar ze hebben dit zeer goed gedaan”, vertelt Vermeiren. “Bij subsidiëring op basis van effectieve kosten, is er steeds sprake van een grijze zone: in hoeverre zijn uitgaven acceptabel voor subsidiëring? Zo zijn een aantal voorzieningen wel creatief aan de slag gegaan met hun aanvragen. Bijvoorbeeld een springkasteel of werken die sowieso gepland waren, bestempelen als infrastructuur. (lacht) Vandaar het belang van een goede controle.”

Voor het uitbetalen van de subsidies werkte het VIPA nauw samen met verschillende functionele agentschappen waaronder het Agentschap Zorg en Gezondheid, Opgroeien en het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). “De agentschappen leverden ons de nodige informatie aan voor het uitbetalen van de subsidies. Ook op vlak van communicatie werkten we nauw samen. Sommige voorzieningen hadden vragen over hoe de subsidies precies berekend werden. Op basis van hun dossiernummer konden voorzieningen op onze website nagaan hoe het subsidiebedrag precies bepaald werd. Voor bijkomende vragen konden voorzieningen bij de agentschappen terecht. Daarnaast hebben we ook heel wat gehad aan de soepele samenwerking met Financiën & Begroting voor de uitbetaling van de subsidies”, vertelt Vermeiren.

Ronde twee en drie

In een tweede ronde werd 15,3 miljoen euro uitgekeerd aan 5.616 voorzieningen. In deze ronde kwamen zowel residentiële als ambulante voorzieningen in aanmerking en konden forfaitaire subsidies worden aangevraagd voor beschermingsmateriaal. Voor de residentiële voorzieningen dienden de subsidies aangewend te worden voor het aanleggen van een strategische stock van beschermingsmateriaal, voor de ambulante voorzieningen kwamen alle materiële aankopen in aanmerking. Gezien andere steunmaatregelen kwamen algemene ziekenhuizen in deze ronde niet in aanmerking voor subsidies. Kinderdagverblijven konden er in tegenstelling tot de eerste ronde nu wel een beroep op doen.

Gezien het belang van ventilatie in de strijd tegen corona werd in een derde ronde nogmaals 15,3 miljoen euro forfaitaire subsidies uitgekeerd aan 5.616 residentiële en ambulante voorzieningen om investeringen in ventilatie – zoals de aankoop van CO2-meters – te compenseren.

De laatste twee rondes werden opnieuw heel snel uitbetaald, want alles was afgehandeld op een maand tijd. Ook hier geldt dat zonder de bestaande beschikbare gegevens in een al sterk uitgebouwde IT-infrastructuur die twee rondes niet zo snel konden uitbetaald worden. “ ‘Gouverner, c’est prévoir’ maar dan met een sterke IT-stempel”, besluit Vermeiren.