Kurt Debooser

E-VIPA: ‘Alle info over een dossier verzameld op één plek’

Na een lange voorbereiding was het in 2020 eindelijk zover: e-VIPA werd gelanceerd. Het eerste dossiertype dat gelanceerd werd, waren de coronacompensaties. Residentiële WVG-voorzieningen (Welzijn, Volksgezondheid en Gezin) hebben vorig jaar heel wat aanpassingen gedaan om alles ‘coronaproof’ te maken. Om hen daarvoor te compenseren, kent VIPA (Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden) forfaitaire en bijkomende subsidies toe. Dat was de eerste test voor het digitaal loket e-VIPA.

Ziekenhuizen en andere residentiële WVG-voorzieningen ontvingen in juli 2020 al een forfaitaire subsidie voor aanpassingen die ze deden om alles coronaproof te maken. Daarnaast was er een bijkomende subsidie mogelijk voor kosten die het bedrag van deze forfaitaire subsidie overschrijden. Om deze te kunnen aanvragen moeten ze de kosten wel kunnen bewijzen. Vanaf eind oktober konden ziekenhuizen, woonzorgcentra, voorzieningen voor personen met een handicap, … een aanvraag indienen via e-VIPA, met een overzicht van de gemaakte kosten en de facturen of bewijsstukken daarvan. “Dat was de grote test voor het digitale loket”, aldus Kurt Debooser van VIPA. “E-VIPA is natuurlijk niet enkel bedoeld voor de corona-compensatie, maar het waren wel de eerste dossiers die massaal via die weg ingediend werden.”

E-VIPA bestaat enkel bij de gratie van i-VIPA, de backoffice. In september 2019 werd i-VIPA in gebruik genomen. Het zorgt ervoor dat elke gebruiker de juiste rechten en rollen toegekend kan krijgen. “Via het e-loket ontsluiten we de backoffice voor wie het aanbelangt. VIPA zorgt dat adviserende functionele agentschappen, Zorginspectie en Inspectie van Financiën toegang krijgen. Via eHealth krijgen ook voorzieningen toegang. Omgekeerd kan i-VIPA ook niet zonder e-VIPA: zonder e-VIPA is het heel moeilijk om op een gestandaardiseerde manier gegevens te verzamelen van de voorzieningen."

Voordelen van e-VIPA

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan het nieuwe systeem. “Dossiers moeten niet meer via mail ingediend worden”, legt Kurt Debooser uit. “Dat maakt dat eens het dossier in het systeem zit, voorzieningen het ook volledig online kunnen opvolgen. Alle statussen, communicatie en stappen die ondernomen moeten worden zijn zo verzameld op één plek. Vroeger verliep dat vaak via verschillende kanalen die allemaal apart in het oog gehouden moesten worden. We kunnen makkelijk een automatische bevestiging sturen wanneer een betaling uitgevoerd is, en dat is een voordeel voor beide partijen. Vroeger gebeurde dat allemaal nog via een papieren brief. Het is nu eenvormiger en eenduidiger, de communicatie verloopt vlotter.”

Andere subsidies zullen ook via e-VIPA aangevraagd kunnen worden. “Bij die types ga je ook de adviezen kunnen raadplegen. Bijvoorbeeld financiële adviezen, bouwtechnische adviezen, …” Nog een extra voordeel is dat het makkelijker zal worden om rapporten op te stellen: “Je hebt alle mogelijke parameters altijd bij de hand, dus bij wijze van spreken tover je met een klik op een knop elke mogelijke statistiek uit het systeem.”

Kurt Debooser vindt het belangrijk om te benadrukken dat dit project breder gaat dan VIPA alleen. “Alle functionele afdelingen en Inspectie van Financiën krijgen hun specifieke view op de dossiers. Ze kunnen de gegevens filteren op dossiernaam, status, dossiertype, … Organisaties kunnen er ook het deel van de informatie zien dat ze zelf beheren, met hun eigen gegevens zoals hun rekeningnummer.”  

En de ontwikkeling gebeurde ook niet bij VIPA alleen. “Er was de samenwerking met de afdeling Beleidsinformatie, Communicatie en Kennis voor diverse IT-aspecten en datawarehouse, collega’s van eHealth werkten mee, en ook gegevens uit het boekhoudsysteem Orafin en het gemeenschappelijk klantenbestand werden geïntegreerd. Een mooi voorbeeld van samenwerking over verschillende afdelingen heen”, aldus Debooser.

“VIPA is de spin in het web, die via e-VIPA info verzamelt uit verschillende bronnen en daarmee rekening houdend een eigen informatielaag toevoegt”

De dossiers rond de coronacompensatie waren een geslaagde test, en nieuwe dossiertypes zijn nu klaar om gelanceerd te worden: dossiers over klassieke en alternatieve financiering bijvoorbeeld. “Nieuwe werkmiddelen inzetten vraagt veel overtuiging, draagvlak, organisatie en een beetje IT. Je moet mensen zowel intern als extern mee krijgen in het verhaal. En de ene heeft al meer overtuigingskracht nodig dan de andere. Maar de beste manier om mensen mee te krijgen is bewijzen dat het werkt, en dat het beter is. De bedoeling is efficiënter en klantvriendelijker te werken. We proberen het eenvoudig te houden en niet meer gegevens op te vragen dan nodig. VIPA is als het ware de spin in het web, die info verzamelt vanuit verschillende bronnen, en daarmee rekening houdend een eigen informatielaag toevoegt.”