Ivan De Boom, Petra Van Audenhove en Jan Wens

De dienstverlening werd aangepast, maar het departement bleef draaien

Door de coronacrisis werd de dienstverlening van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG) aangepast. Onder meer justitiehuizen waren tijdelijk niet of minder toegankelijk voor bezoekers, verschillende afdelingen anticipeerden inhoudelijk op de crisis – door bijvoorbeeld voorzieningen die maatregelen troffen te ondersteunen of te subsidiëren – en er werd maximaal ingezet op thuiswerk. Ivan De Boom, Petra Van Audenhove en Jan Wens vertellen hoe de crisis de werking van hun team en afdeling beïnvloedde.

Cliëntcontact in de justitiehuizen

“De lockdown had een zware impact op de werking van de justitiehuizen”, zegt Petra Van Audenhove, directeur van Justitiehuis Oudenaarde. “Cliëntcontact is eigen aan onze opdracht maar tegelijkertijd moesten we de veiligheid van medewerkers en cliënten garanderen. Tot mei waren de justitiehuizen niet fysiek toegankelijk voor bezoekers en verliep contact telefonisch of via beeldbellen, daarna konden essentiële gesprekken opnieuw face to face; met nieuwe cliënten of geïnterneerden bijvoorbeeld. Vanaf juni konden justitieassistenten ook buitengesprekken organiseren, op een publieke plaats in de buitenlucht, mits het naleven van een aantal strikte maatregelen zoals het bewaren van afstand, het dragen van mondmaskers en het waken over privacy. Zulke gesprekken vormden een waardevol alternatief en sommige cliënten konden zo het openbaar vervoer mijden. Niet iedereen kon of durfde zich immers verplaatsen, en niet elk justitiehuis beschikt over dezelfde infrastructuur, hetzelfde aantal gesprekslokalen om dringende bureelgesprekken gemakkelijk te kunnen inplannen.”

“Vanaf juni werden ook huisbezoeken weer mogelijk, al kon dat in eerste instantie enkel bij burgerrechtelijke opdrachten, die vaak over de regeling gaan van het ouderlijk gezag, de verblijfsregeling van de kinderen en het recht op persoonlijk contact in het kader van een scheiding”, vertelt Van Audenhove. “Gezien het contact met de kinderen een belangrijk onderdeel is van het maatschappelijk onderzoek, werd ervoor gekozen de kindgesprekken opnieuw te laten doorgaan in het thuismilieu. In de voorafgaande gesprekken met de ouders werd verkend op welke manier deze bezoeken het veiligst konden gebeuren; op het terras of in de tuin bijvoorbeeld. Huisbezoeken werden vanaf juli ook opnieuw mogelijk bij een tijdelijk huisverbod en om een maatschappelijke enquête uit te voeren bij het thuismilieu van justitiabelen in hechtenis. In andere mandaten kon een huisbezoek alleen omwille van de dringendheid van de opdracht of op basis van inhoudelijke elementen van het dossier.”

“Videobellen werd door de crisis snel ingeburgerd en zal ook na de crisis belangrijk blijven”

“Maximaal verplicht thuiswerk maakte dat we genoodzaakt waren ons het beeldbellen snel eigen te maken, veel cliëntgesprekken verliepen digitaal. Bepaalde cliënten voelden zich daar soms veiliger bij en het gebeurde dat cliënten dan zelfs opener waren, doordat de onlineruimte meer afstand creëert en cliënten zich beschermd voelden. Onderzoek toont aan dat beeldbellen – zeker in het kader van hulpverlening – bijna even effectief is als een face-to-facegesprek, dus wellicht zullen justitieassistenten daar ook in de toekomst, na de coronacrisis, nog gebruik van blijven maken”, meent Van Audenhove.

Inhoudelijke impact voor het juridisch team

“De afdeling Beleidsontwikkeling stuurde inhoudelijk bij door de coronacrisis”, vertelt Jan Wens, teamverantwoordelijke van het juridisch team. “Zo schreven we onder meer mee aan een besluit van de Vlaamse Regering (BVR) voor de aanpassing van procedures en termijnen in het kader van de civiele noodsituatie, en werkten we een BVR en een ministerieel besluit mee uit, in samenwerking met VIPA (Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden), opdat residentiële voorzieningen een coronacompensatie konden krijgen voor infrastructuuronkosten. We schreven een ontwerp van BVR uit over de subsidiëring van tijdelijke managementondersteuning voor voorzieningen, en daarnaast leverden we ondersteuning aan het juridisch team van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, dat in deze crisis druk bevraagd werd. Op hun vraag werkten we bijvoorbeeld mee aan het juridisch kader van de testing en de tracing en behandelden we enkele juridische vragen over de overheidsopdracht van het contactonderzoek.”

“Op zich konden wij vrij makkelijk van thuis werken, al konden we de naslagwerken van onze bibliotheek dan moeilijker raadplegen. Daarom bestellen we sinds de coronacrisis veel vaker e-boeken. En hoewel thuiswerk in principe perfect mogelijk is, vormt fysiek contact wel een meerwaarde”, vindt Jan Wens. “Je stemt sneller met collega’s af als je fysiek bij elkaar bent. We gebruikten een chatkanaal voor onderlinge juridische vragen en we organiseerden wekelijks wel een informeel online teammoment, maar toch verloopt afstemming en informeel contact nog altijd vlotter als je elkaar echt ziet.”

Coronacompensaties van VIPA

Ook VIPA (Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden) moest door de crisis inhoudelijk bijsturen. “VIPA verleende enerzijds forfaitaire coronacompensaties; subsidies voor infrastructuurkosten die residentiële voorzieningen tijdens de eerste COVID-golf maakten om de gevolgen van de civiele noodsituatie te kunnen opvangen. Voorzieningen konden ook een bijkomende subsidie aanvragen om kosten te vergoeden die niet door het bedrag van de forfaitaire subsidie werden gedekt”, legt Ivan De Boom, afdelingshoofd van VIPA, uit. “Om de extra werklast die dat met zich meebracht op te vangen, werkten we afgelopen jaar voor het eerst met interimkrachten. De facturen die voorzieningen voorlegden om extra subsidies te bekomen moesten immers gecontroleerd worden, en dat bracht heel wat administratie met zich mee.”

“Daarnaast moesten de traditionele geplande studiedagen rond klimaat en duurzaamheid digitaal worden georganiseerd. Dat werden uiteindelijk vijf webinars, waar heel wat interesse voor was”, zegt De Boom.  

“Het thuiswerken bij VIPA verliep vlot, want ook voor de coronacrisis was thuiswerk al ingeburgerd en werkte de afdeling al voornamelijk digitaal. Puur zakelijke besprekingen konden perfect online, maar maximaal verplicht thuiswerk zet het teamgebeuren wel enigszins onder druk”, meent ook Ivan De Boom. “Er is meer afstand tussen collega’s. Dat maakt dat er minder snel wordt afgestemd en dat ook het ‘luchtige’ voor een stuk verdwijnt. Informeel contact verloopt moeizamer online.”

Impact op andere afdelingen

De coronacrisis drukte ook een stempel op de andere afdelingen van het departement. Zo startte Zorginspectie onder meer met Covid-gerelateerde inspecties in woonzorgcentra en in de gehandicaptenzorg, met specifieke aandacht voor maatregelen die een uitbraak kunnen voorkomen. De afdeling Welzijn en Samenleving leverde steun aan de Taskforce Kwetsbare Gezinnen en het nieuw Vlaams Intersectoraal Akkoord tussen de Vlaamse Regering en de sociale partners, en andere afdelingen bleven achter de schermen hard doorwerken of ondersteunden taskforces, agentschappen en andere diensten die tijdens de crisis extra werden bevraagd. Alles werd in het werk gesteld opdat het departement bleef draaien, medewerkers optimaal van thuis konden werken, en infrastructuur werd aangepast om essentieel contact nog mogelijk te maken op een veilige manier.